Зразок заяви в архів про отримання документів

Вам потрібно підтвердити родинні зв’язки, отримати довідки або документи щодо смерті чи народження ваших рідних та близьких, щодо укладення/розірвання шлюбу чи підтвердження роботи? Тоді вам потрібно замовити видачу документів у архіві. Насправді досить багато документів знаходиться в архівах на території України. Але, звичайно, бувають випадки коли документи не було здано в архів на зберігання чи, наприклад, архів згорів під час пожежі чи знищеного його під час бойових дій. Тоді, буде відмова від архівної установи щодо видачі документів. Отже, озвучимо поширені випадки отримання документів та звернення до архіву.

Які документи можна отримати в архіві?

Найчастіше особи звертаються до пошуку документів у архівах при необхідності:

Підтвердження трудового стажу (для призначення та отримання пенсії).
Підтвердження родинних відносин (для суду, для оформлення спадщини).
Підтвердження народження, смерті, укладення чи розірвання шлюбу (за періоди з 1900 по 2000 роки; можуть бути й інші часові проміжки).
Подання заяви для суду, судовий розгляд справи.
Оформлення документів на майно.
Підтвердження права власності.
Поновлення втрачених документів (в тому числі під час бойових дій).
Встановлення фактів, що мають юридичне значення в судовому порядку.
Можуть бути визначені індивідуально випадки.

Законодавством не встановлено вичерпний перелік випадків та документів за якими особи можуть звернутися до архіву. Все – індивідуально. Звертаючись за документами або довідками ви обов’язково повинні враховувати ризики того, що можуть і не зберегтися документи або вони втрачені. Такі ситуації теж поширені, а особливо останніх 5 років.

Як отримати довідки або документи в архіві

Для того, щоб Ви вирішили свої юридичні питання з приводу архівних копій документів потрібно:

Визначитися який документ/довідку потрібно отримати.
Звернутися із письмовою заявою до установи. Зразок заяви до архіву про видачу документів, довідок ви можете абсолютно безкоштовно завантажити на даному сайті. Адвокат в Ірпені, Києві пропонує вам розроблений зразок заяви, який можна використати лише заповнивши необхідні вам дані.
Отримати відповідь від архівної установи та документи.

Що обов’язково має містити заява до архіву

Подаючи заяву до архівної установи для отримання документів потрібно максимально точно вказати документи та дані, які необхідно отримати. Від якості складення заяви буде залежать і строк виконання вашого запиту, і надана відповідь. Якщо питання будуть стосуватися невизначеного періоду часу або невизначених подій, то працівники архіву просто на просто не зможуть надати відповідь по суті, а видадуть лиш відмову. У заяві до архіву треба вказувати:

Повну назву архівної станови.
Повні дані заявника (вказують усі анкетні дані без скорочень).
Точно треба зазнати документ або дані, які треба отримати (наприклад: відомості про роботу у період з ___ по___ у _________; архівний запис про……; відомості про ……).
Згоду на обробку персональних даних.
Підпис, дату, ініціали.

Також до заяви бажано додати копію паспорта та коду заявника, документи, які стосуються або мають відношення до запитуваної інформації (наприклад, дані про родинні зв’язки (рішення суду, свідоцтва тощо). Копії документів бажано засвідчити власноручно (Згідно з оригіналом, ПІБ, дата, підпис). Бувають випадки, коли працівники архівів можуть “запросити” вас у читальні зали архів для самостійного пошуку інформації. Це цілком нормальна практика. Адже, працівників наразі не вистачає. Тому, якщо Вам дійсно потрібно документи доведеться їхати у архівні установи та опрацьовувати документи.

Що робити якщо архів відмовив у видачі документів

Якщо пошуки інформації та даних виявилися марними та не вдалося знайти архівні документи чи довідки вам буде видано офіційний лист-відмову. При відмові у видачі документів доведеться вирішувати справу в судовій площі та звертатися за встановленням родинних відносин чи інших фактів за рішенням суду. Суд у даних випадках вже крайній та остаточний захід.